転職に必要なものって何だろう」
「転職活動で準備しておいたほうが良いものを知りたい」
「退職先から転職先へ持っていくものってあるのかな」
転職活動を始める際に、このような悩みを持つ方もいることでしょう。
転職活動では、計画的に準備することが成功への第一歩です。企業からの内定を勝ち取るためには、さまざまな面での準備が欠かせません。
そこで本記事では、以下について解説します。
転職活動に必要なもの
退職時に用意・返却が必要なもの
入社時に必要なもの
転職を無事に成功させるために、必要なものを事前に把握し、スムーズに準備を進めましょう。
転職に必要なものチェックリスト
さっそく、転職に必要なチェックリストを紹介していきます。
あらかじめチェックしておくことで、準備にすぐ取り掛かれます。準備物は企業の就業規則やルールによって異なる場合もありますので、不明点は退職先や転職先に確認しておくと安心です。
転職活動を始める際に必要なもの
転職活動を始める際に必要なものを紹介していきます。
準備しておくとよいものは、主に以下の5つです。
- 転職活動用のメールアドレス
- 携帯電話
- パソコン
- スケジュール帳
- 生活費
転職活動用に特別に準備する必要はなく、普段使っているもので問題ありません。
また、転職活動を始める際に大切なのは「退職できる日はいつごろか」を確認しておくことです。同時に「転職する目的や条件」も事前に整理しておくと、応募企業の選定や内定後の判断がスムーズになります。
転職活動用のメールアドレス
転職活動で使うメールアドレスは、企業や転職エージェントと連絡をする上で非常に重要なものです。まず、メールアドレスはできるだけ名前の入ったものを使うのがおすすめです。企業は多くの応募者とやりとりをしているため、誰が送ったメールかすぐにわかると、スムーズに連絡が取れやすくなります。
また、携帯キャリアのアドレスはできるだけ避けましょう。企業から採用に関して資料などが送られてきた場合、容量オーバーで受信できない可能性があるからです。
もし、携帯でメールを確認したい場合は、Gmailなどキャリア以外で作成したメールアドレスを使ってアプリを利用すると便利です。PDF閲覧アプリやフォルダ管理アプリも活用すると、外出先でもスムーズに確認・返信できます。
携帯電話
転職活動において、通話はもちろん出先でもメールや書類を確認できるため必要です。通勤中や外出先での連絡や情報収集、アプリを活用したスケジュール管理など、さまざまな面で活躍します。
また、面接に遅れそうになった際や急な変更が生じた場合など、すぐに連絡ができるように企業の連絡先を登録しておきましょう。面接会場へのアクセスに不安がある場合は、スマートフォンのルート検索アプリを利用して事前に確認しておくことで、安心して面接に臨むことができます。
面接前には携帯電話のバッテリーを十分に充電しておき、面接中はマナーモードにするか電源を切っておきましょう。
パソコン
転職活動では、書類の作成やオンライン面接の際にパソコンが必要になります。スマートフォンだけでは、画面が小さいなどの理由から転職活動に使用するには不向きなため、ハイスペックでなくても構わないので、パソコンを用意しておきましょう。履歴書や職務経歴書の作成にはWordやExcelを使用することが一般的で、最初からMicrosoft Officeが入ったパソコンを選ぶと使い勝手が良いです。
また、最近ではオンライン面接も増えており、パソコンを使用して行われることがあります。あまりにも古いパソコンは面接の際に固まってしまう可能性があるため、古すぎるものを使用している場合は買い替えも検討しましょう。
スケジュール張
スケジュールをスマートフォンで管理することも可能ですが、できるだけ紙媒体のスケジュール帳も用意しておくとよいでしょう。実際、転職面接中に人事の方と次回選考の予定を調整する場合もあります。その際に、スマートフォンを出して予定を確認するのは好ましくありません。そのため、紙媒体のスケジュール帳にも予定を書き込んでおくとよいでしょう。
転職活動では、複数の企業の選考を同時進行することが一般的です。そのためスケジュールの調整が複雑になる場合も少なくないため、スケジュールをこまめに確認するようにしましょう。
生活費
退職後に転職活動をする場合は、転職活動中の生活費を事前に確保しておきましょう。厚生労働省の実態調査によれば、転職活動の期間は1ヶ月から3ヶ月程度かかったケースがもっとも多いことがわかっております。転職活動が長期化してしまう可能性も少なくないため、落ち着いて転職活動を行えるように必要な生活費を確保しておきましょう。 また、最近はオンライン面接が増えたため、交通費がかからなくなってきましたが、パソコンを持っていない方はパソコン周辺機器の購入代がかかります。転職活動資金を抑えるために、出費を考慮した上で、計画的な転職活動を心がけましょう。※参考：厚生労働省「平成 27 年転職者実態調査の概況」
転職先への応募時に必要なもの
転職先への応募時に必要なものを紹介していきます。準備しておくと良いものは、主に以下の6つです。
- 履歴書
- 職務経歴書
- 送付状
- 証明写真
- 印鑑
- 筆記用具
ひとつずつ詳細を見ていきましょう。
履歴書
履歴書は転職や就職活動において欠かせない重要な書類です。応募者の学歴や職歴、免許や資格など基本的な情報が詳細に記載されています。 最近では、オンライン上で履歴書を提出することが多くあります。そのため、企業から手書きなどの特別な指示がない限り、パソコンで作成するようにしましょう。履歴書の様式については、厚生労働省のウェブサイトからダウンロードできる履歴書のテンプレートを使用することがおすすめです。誤字脱字や記入ミスに注意し、正確な情報を記入するようにしましょう。※参考：厚生労働省「履歴書様式例」
職務経歴書
転職活動において、履歴書だけでなく職務経歴書も欠かせません。履歴書は大まかなプロフィールを記載するのに対し、職務経歴書は仕事の経験やスキルなど、より詳細な情報を提供します。中途採用ではこれまでの経験が重視されるため、職務経歴書は必須となります。具体的な数値やエピソードを交え、採用担当者にアピールをしましょう。具体的な書き方は厚生労働省が公開している「職務経歴書の書き方」を参考にするとよいでしょう。職務経歴書の作成手順や記載例、参考となるキーワードなどが詳しく紹介されています。
送付状
履歴書や職務経歴書を郵送する場合、送付状を添付することが一般的です。必須ではありませんが、送付することでビジネスマナーをアピールできます。送付状には挨拶や送付する書類の内訳、その他伝えておきたい情報を簡潔にまとめ、A4用紙1枚におさめましょう。
一方、メールで履歴書や職務経歴書を送る場合は、メール本文が送付状の代わりとなります。面接時に直接提出する場合も、送付状は不要です。
証明写真
履歴書に貼り付ける用に、証明写真が必要です。写真が与える印象も合否に影響を与えると言っても過言でないため、服装や髪型、表情から清潔感をアピールしましょう。また、サイズや期限などのルールにもきちんと守って撮影、提出することも非常に重要なポイントです。
最近では証明写真をスマホで撮影することもできます。撮影する際は、背景色は白か青の無地にし、物が映りこまないように注意しましょう。また、顔色が自然で健康的に映るように、自然光の差し込む明るい場所で撮影するとよいでしょう。
印鑑
面接の際には、企業が交通費を支給する場合、受領印が必要とされる場合があります。また、個人情報の取り扱いに関する書類などで、押印が求められることもあります。スムーズな対応をするために、必要な書類に備えて、印鑑を持参しておくことがおすすめです。
一方で、企業へのオンライン応募時には、最近は印鑑を使用せずに、電子印鑑や電子署名を使用することが主流になってきています。
電子印鑑の利点は、契約書などに印鑑で押印する手間が省け、ペーパーレスで業務を進められることです。ただし、電子印鑑は画像ファイルであり、簡単に偽造や改ざんができるため、法令の基準を満たす必要があります。
心配な方は、高いセキュリティ機能を有する電子印鑑サービスもあります。セキュリティと法的効力を兼ね備えた電子印鑑を利用することで、安心して契約書に使用できます。
筆記用具
面接では、適正テストや筆記試験だけでなく、面接終了後にアンケートなどへの記入も求められることがあります。スムーズに対応するためには、ボールペンやシャープペンシル（鉛筆）、消しゴムなどの筆記用具を常に持ち歩くことが大切です。
筆記用具を選ぶ際は、ボールペンは黒色のものを選び、水溶性インクやジェルインキのボールペンは乾くまでに時間がかかるため避けたほうが無難です。筆記用具はできるだけ、ビジネスシーンにふさわしいシンプルなデザインを選びましょう。
同時に、面接時やオンライン面接の際には、次の面接日程について尋ねられることがあるため、今後の予定が確認できるスケジュール帳や、面接時に会社情報や今後の指示をメモにとるためのメモ帳も用意しておくとよいでしょう。また、面接時に言われたことをメモする姿勢を見せることで、真面目で誠実な印象を与えられます。
退職時に用意・返却が必要なもの
退職時に用意・返却が必要なものを紹介していきます。準備しておくとよいものは、以下の5つです。
- 退職届
- 健康保健被保険者証
- 社員証・名刺
- 通勤定期券
- 制服
退職届
「退職願」と「退職届」は似ているように思えますが、実際には異なる意味を持つ書類です。
退職願は労働契約を解除したいと思いその旨を上司に伝えるもので、提出する必要がなく、交渉の結果、撤回されることもあります。一方、退職届は、会社との交渉が終わり、労働契約の解除が確定した際に提出される書類です。
法律上は退職の意思を示してから2週間で退職可能ですが、就業規則によっては期間が長めに設定されていることが一般的です。引継ぎを考えると、少なくとも1ヶ月前には退職の申し出をしましょう。
健康保険被保険者証
健康保険被保険者証は退職と同時に会社に返却しなければなりません。転職すると、前職で所属していた健康保険組合から離れ、新しい職場での健康保険に新規加入することになります。そのため、前職での保険証は返却する必要があります。本人の分はもちろん、扶養家族分の保険証も返却する必要がありますので、忘れず返却しましょう。
一般的には、退職日の翌日から前職の健康保険組合から脱退となり、そのあとは前職での保険証は使用できなくなります。有給休暇の消化や業務の都合で最終出社日に直接返却出来ない場合は、後日郵送で返却するように心がけましょう。
社員証・名刺
退職手続きの一環として、社員証や入館証、IDカード、社章など、その会社の社員であることを証明する身分証明書は、全て返却が必要です。これらは会社のセキュリティや情報管理の一環であり、紛失した場合は弁償を求められることもあるため、無くさないように注意しましょう。
名刺も同様に、退職までに返却が求められます。会社を退職したあとは、その会社の社員としての名刺を持つことはできません。取引先から受け取った名刺も、一般的には返却が必要です。会社のルールに従い、名刺の返却を行いましょう。
通勤定期券
会社から支給されている電車やバスなどの通勤定期券は、通勤に関する経費の一環として提供されています。しかしこれは、一般的にはその会社への通勤手段として有効であり、退職日を迎えると同時にその有効期間も終了します。そのため、退職者は通勤定期券を清算し、返却する必要があります。
通勤に関する費用返還については、就業規則や社内の慣行によっても対応が異なります。通勤手段や費用の具体的な取り決めがどのようになっているのか、退職する際に確認しましょう。
制服
会社から支給・貸与されていた制服を返却する際、一般的にはクリーニングに出して返却するケースが多いです。返却の際にはクリーニングのタグやビニールは外さずにそのまま渡し、クリーニング済みであることを証明しましょう。制服の返却に関するルールやクリーニングの負担は会社によって異なるため、辞めることが決まったら、早めに担当者に確認しておくと安心です。
ただし、企業によっては返却が不要な場合もあるので、会社の方針を確認しましょう。また、新しい職場での勤務がすぐに始まる場合など、本人の都合や状況により、郵送で返却することも可能です。梱包にはシワがつかないように気をつけ、メモやお礼の一言を添えることで、感謝の気持ちを伝えることができます。
転職先への入社時に必要なもの
転職先への入社時に必要なものを紹介していきます。準備するものは、以下の7つです。
- 年金手帳・基礎年金番号通知書
- 雇用保険被保険者証
- 源泉徴収票
- マイナンバーカード
- 給与振込先申請書
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届
転職先への必要書類をあらかじめ準備しておくことで、スムーズに新生活へ進むことができます。大半が前職の退職時に受け取る書類なので、もらったあとは失くさないように大切に保管しておきましょう。
年金手帳・基礎年金番号通知書
入社手続きの際に「基礎年金番号」を転職先へ申告する必要があります。そのため、基礎年金番号を確認できる年金手帳や基礎年金番号通知を用意しておきましょう。
年金手帳や基礎年金番号通知書が見当たらない場合でも、マイナンバーで代用やねんきんネットで確認できることもあるので、転職先に相談し判断を仰いでください。
雇用保険被保険者証
退職時にもらう雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入した証明書です。雇用保険被保険者証は転職先で必要なことが多いので、転職する際は手元にあるかどうか確認しておきましょう。通常は退職日にもらえるか、離職時に送付されてくることが一般的です。
もし、この証明書を無くしてしまった場合は、ハローワークで再発行できます。再発行には一定の期間がかかることもあります。被保険者番号がわかれば、コピーでも問題ない場合もありますが、企業によっては原本を求められることもあります。転職先の担当者の指示に従いましょう。
源泉徴収票
給与から天引きされた税金や社会保険料に関する詳細が記載された「源泉徴収票」は、従業員が退職する際に前職から受け取る書類です。源泉徴収票は、転職先で年末調整や確定申告に必要な情報が含まれています。年内に再就職する場合は、転職先に提出して給与の調整を行います。一方で翌年まで再就職がない場合は、自身で確定申告を行う際に必要です。
年を越して再就職した場合は提出を求められないことが多いですが、念のためいつでも提出できるように用意しておきましょう。
マイナンバーカード
マイナンバーカードの提出は基本的に必要です。現在、社会保険や厚生年金、雇用保険の手続きなど、多くの場面で個人番号（マイナンバー）の提出が必須となっています。
入社時の必要書類にも「個人番号（マイナンバー）のわかるもの」が含まれていることがあります。マイナンバーカードの提出は手続きの効率を向上させるだけでなく、書類や手続きが頻雑になるリスクを軽減します。転職を検討する段階で、自身のマイナンバーカードや通知カードを手に入れ、提出可能な状態にしておくことが重要です。
給与振込先申請書
新しい職場での入社手続きでは、給与振込先申請書を提出する必要があります。一般的には会社が用意した書類に給与振込口座を記入します。口座の情報が必要な場合、通帳やキャッシュカードのコピーを添付することもあります。
大切なのは、給与振込先の口座が従業員本人の名義であることです。法律的にも、給与は従業員に直接支払うべきだと規定されているため、家族の口座を記入してはいけません。
扶養控除等申告書
給与所得者の「扶養控除等（異動）申告書」は、給与を受ける人が所得税の手続きをする際に必要な書類です。この書類を提出することで、年末調整や各種控除を受けられます。
年末調整の対象となる方はこの書類を会社に提出しなければなりません。たとえ、扶養家族がいない場合でも、それを証明するために提出が求められます。転職する場合も同様で、新しい職場では入社時にこの書類が必要です。通常、転職先から提供される書類に必要事項を記入して提出します。手続きがわからない場合は、新しい職場の担当者に相談してみましょう。
健康保険被扶養者異動届
社会保険（健康保険・厚生年金保険）の被扶養者が増減する際に必要な手続き書類である「健康保険被扶養者異動届」は、主に従業員の結婚、出産、新規採用などに伴い、扶養家族の変動があった場合に利用されます。
新しく採用された従業員がすでに扶養家族を持っている場合にも、「健康保険被扶養者異動届」の提出は必要です。この際、社会保険の資格取得届や、被扶養者の戸籍謄本や住民票の写しといった添付書類も一緒に提出する必要があります。
手続きがわからない場合や書類が必要かどうか迷ったときには、転職先の担当者や健康保険組合に相談することが大切です。
転職に必要なものに関するよくある質問
ここでは、転職に必要なものに関するよくある質問に答えていきます。
書類を紛失してしまった・提出期限に間に合わない
重要な書類を紛失してしまった、提出期限に間に合わないなどの場合に備えた対処法を知っておくことは、転職活動中の安心感につながります。
まず、紛失した場合に再発行が可能な書類は以下のとおりです。
- 年金手帳
- 雇用保険被保険者証
- 源泉徴収票
- 健康診断書
- 退職証明書
- 各種免許
- 資格取得証明書
- マイナンバーカード・通知書
これらの公的書類は再発行が可能なので、公的機関や退職した職場、関係機関に問い合わせましょう。
また、提出期限に間に合わない場合は、企業の担当者に早めに連絡し、指示を仰ぎましょう。電話かメールで、どの書類の提出が遅れるか、その理由、いつまでに提出できるか目途を立てて伝えると相手も安心できます。書類の提出が郵送になる場合には、郵送が完了したことも連絡しておくと行き違いにならないでしょう。
退職先から書類がもらえていない
退職先から書類がまだもらえていない場合には、迅速に退職先の上司や人事担当者に連絡しましょう。必要な書類の発行をお願いすると同時に、発行にかかる手続きや期間についても確認しましょう。退職後も、円滑なコミュニケーションがスムーズな書類発行につながるので、上司や人事担当者などとは退職しても連絡できる環境を整えておくことがおすすめです。
転職先の指定の期限までに提出が間に合わない場合は、すぐに企業の担当者へ相談しましょう。
