求人応募電話のかけ方・受け方・折り返し方｜緊張しないために知りたいマナーや会話の流れ
求人募集に応募の電話をかけるのは、緊張しますよね。不安から、なかなか電話をかけられないという人も多いのではないでしょうか。
この記事では、求人への応募電話のかけ方や、知っておきたいマナー、注意点などを紹介します。正しいやり方を知れば、電話をかける不安は解消されるはずです。
求人への応募電話のかけ方
求人募集に電話をかけようとして「まずなんて言えばいいんだろう」「失礼だと思われたらどうしよう」と不安になっていませんか？
電話をかけた後に何を伝えればいいか準備ができていなかったり、電話のマナーに関する知識がなかったりすれば、不安になって当然です。あらかじめマナーを理解し、会話の流れを想定できていれば、落ち着いて話せます。
ここでは、求人に応募の電話をする前に準備しておくべきことと、知っているべきマナーを解説した上で、実際の会話の流れを紹介します。準備をしっかりして、安心して電話をかけてくださいね。
事前準備
求人に応募の電話をかける際は、伝えることと聞きたいことをあらかじめ整理しておきます。これらを紙に書いて手元に置いておけば、落ち着いて電話をかけることができるでしょう。
求人の募集電話で伝えるべきことは、主に以下の内容です。
- どこの求人情報を見たか
- 求人に応募したいこと
- 希望の職種と雇用形態
- 勤務可能な時間（アルバイトの場合）
- 面接可能な日程
これらの内容を、箇条書きでまとめておきましょう。
企業は複数の職種や雇用形態を、様々な媒体で募集している場合もあります。どの求人に対して電話してきたのかをすぐに言えると、担当者との意思疎通がスムーズです。
質問があれば、それも箇条書きでメモしておきます。ただし、求人情報に書いてあることを質問すると印象がよくないので、すでに記載されていないかチェックが必要です。
電話をかける際には、メモの他にペンとスケジュール帳も用意しておきましょう。
マナー
名刺交換や席次にマナーがあるように、電話のかけ方にもマナーがあります。しかし、最近は電話をかける機会が少なくなり、電話のマナーがわからないという人も多いでしょう。
求人の募集電話は仕事の入り口ですからマナー違反をしないことが重要です。マナーを守らず担当者の印象を悪くすると、面接の結果にも影響する恐れがあります。
企業に電話をかける際に気をつけるべきマナーを、詳しく説明します。
会社の営業時間内の時間帯にかける
企業へ電話をかける際は、大前提として企業の営業時間内の時間帯にかけます。例えば営業時間が9時〜17時の企業には、朝の8時45分や17時30分に電話をかけてはいけません。スタッフがいれば営業時間外でも電話にでてもらえる可能性はありますが、マナー違反です。
営業時間内でも、慌ただしくなりがちな営業開始直後と、営業終了間近の時間帯は避けましょう。忙しい時間帯に電話をかけてしまうと、相手の心象が悪くなるだけでなく、丁寧に対応してもらえないデメリットがあります。
また営業時間が9時〜17時となっていても、そこには昼休みが含まれているはずです。通常昼休みでとなっている12〜13時も避けましょう。
話が長引いた際に、こちらから切り上げるのも好ましくありません。相手に負担をかけない時間帯かつ、自分も時間に余裕がある時に電話をかけてください。
静かな場所でかける
電話をかける場所にも注意が必要です。携帯電話から電話をかける時は、周囲の雑音が相手に聞こえない静かな場所を選ぶようにしてください。騒がしい街中では、想像以上に雑音が電話相手に届きます。
周囲が騒がしいと相手が不快に思うだけでなく、こちらの伝えたい内容がはっきり伝わりません。さらに、自分が大事な情報を聞き逃してしまう恐れもあります。そのため、求人への応募電話は、できるだけ自宅からかけることが望ましいです。
自宅で電話をかける際には、テレビなど雑音になるものは消して、静かな部屋でかけましょう。iPhoneなら通話時に「声を分離」とうマイク機能を使うことで、周囲の雑音が相手に伝わることなく通話できるのでぜひ使ってみてください。
言葉遣いや声のトーンに注意する
電話は顔が見えない、声だけのコミュニケーションです。そのため、声のトーンや言葉使いによって印象が左右されます。
声のトーンは聞き取りやすさに直結しますので、はっきりと明るい声で話すように意識しましょう。言葉に抑揚をつけながら話すことで、声だけでも情報が伝わりやすくなります。声を張り上げすぎた怒鳴っているような話し方や、小さすぎて何を言っているか伝わらない話し方にならないよう注意してください。
また、言葉遣いにも気を配りたいです。相手に好印象を残せるよう、丁寧な言葉を使いましょう。敬語を間違えるのではないかと不安に思うかもしれませんが、高度な言葉遣いをする必要はなく、ですます調でハキハキ受け応えをすることが大事です。単語のみで返答するなど、失礼な話し方はマナー違反です。
会話例
電話をする際、あらかじめどんな会話の流れになるかを想定できていると、安心して電話をかけることができます。ここから、通話開始から通話終了までの会話例を紹介しますので、応募電話をかける際の参考にしてください。
企業「はい。○○株式会社です」
自分「はじめまして。Aというサイトで求人を見てお電話した△△（苗字）と申します。担当の方はいらっしゃいますか」
企業「はい、担当者に代わります」
担当者「お電話変わりました。採用担当の□□です」
自分「はじめまして。お忙しいところ失礼いたします。Aというサイトの求人を見て、応募したくお電話いたしました」
担当者「ありがとうございます。それでは、お名前をお伺いしてもいいですか」
自分「△△＠＠（フルネーム）と申します」
担当者「はい。では、面接の日程ですが来週のご都合いかがでしょうか」
自分「来週でしたら○日と○日の午後が空いております」
担当者「それでは、○日の１４時から、弊社にお越しいただくこと可能でしょうか？」
自分「はい。○日の１４時にお伺いします」
担当者「お越しの際には、履歴書を持参してください。他に質問などございますか？」
自分「募集は契約社員、で間違いないでしょうか」
担当者「はい。間違いございません」
自分「ありがとうございます」
担当者「それでは、よろしくお願いいたします」
自分「よろしくお願いいたします。失礼いたします。」
ここまで書いた流れのように、基本的には担当者からの質問に答える形で会話が進みます。最後に担当者と確認が取れていない内容を確認し、電話を切りましょう。
担当者が不在だった場合
電話をかけたタイミングで、担当者が不在ということもあります。以下に担当者が不在時の会話例を紹介します。
企業「はい。○○株式会社です」
自分「はじめまして。Aというサイトで求人を見てお電話した△△（苗字）と申します。担当の方はいらっしゃいますか」
企業「すみません。今、担当者は外出しているようなんですが……」
自分「かしこまりました。いつ頃お戻りになるかわかりますでしょうか」
企業「申し訳ございません、いつ頃か見通しがつかず……」
自分「では、明日またお電話させていただきますので、よろしくお願いいたします」
企業「明日でしたら大丈夫かと思います。お手数ですが、よろしくお願いいたします」
自分「お時間ありがとうございました！失礼いたします」
会話例では、担当者がいつ戻るかわからないケースを想定しました。「16時ごろ」など具体的に教えてもらえた場合は、その時間以降の営業時間内に再度電話をかけます。
留守番電話につながった場合
留守番電話につながる場合は、メッセージを残しておきましょう。留守番電話につながった時の例文を紹介します。
留守番メッセージ「○○株式会社です。ただいま不在のためご用の方は発信音の後にメッセージをお残しください」
（発信音）
自分「はじめまして。求人を見て応募したくお電話いたしました。苗字名前と申します。また改めてお電話いたします。失礼いたします」
発信音の前の声は録音されないので、発信音が鳴ってから喋り出すことがポイントです。「求人の応募で電話したこと」「名前」「改めてかけ直すこと」の3点を簡潔に話しましょう。
企業からかかってきた電話の受け方
求人に応募した後は、企業側からあなたに電話がかかってくる場合もあります。例えば、担当者が不在だった際の折り返しの電話や、面接の結果を伝えられる電話などが考えられます。
相手のタイミングでかかってくる電話に上手に対応するには、あらかじめ電話の受け方を知っておくことが大切です。ここでは、企業側からかかってきた電話の受け方を紹介します。
登録していない着信番号でも名乗ってから出る
企業からかかってくる電話は、登録していない番号からかかってきます。求人への応募後は、登録していない番号からの電話も「はい。△△です」と名乗ってから出ましょう。
企業の担当者は、書かれている電話番号が本当に正しいものかわかりません。自分から名乗ることで、担当者も安心して話ができます。まだ企業からの電話だと確信がない状態で名乗るのが不安だという人は「はい」と明るく大きな声で電話に出るようにしてください。その場合、相手が企業だとわかったら、すぐに「お世話になります。△△です」と名乗ります。
担当者の社用携帯電話から、電話がかかってくることもあります。知らない携帯番号から電話がかかってきても、不審に思って「誰ですか？」など出方をしないように注意が必要です。
メモをすぐに用意する
企業から電話がかかってきたら、すぐにメモを用意してください。電話で伝えられた内容は、忘れないようメモしておきます。電話をしてきた担当者の名前も書き留めておくと、後で確認の連絡をしたい際に役立ちます。
電話がかかってきたタイミングで、メモとペンがすぐ用意できないこともあります。例えば、外出先でメモがカバンの中にあれば、すぐに取り出せないかもしれません。そんな時には、電話に出た後に「メモを用意するので少々お待ちいただいてよろしいでしょうか」と先方に伝えましょう。電話に答えながらメモやペンを探すと、電話の内容に集中できずに聞き逃してしまいます。慌てず断りを入れてから用意すれば大丈夫です。
着信時落ち着いて話せない状況でもまずは電話に出る
移動中や仕事の作業中など、落ち着いて話せない時に電話がかかってきても、ひとまずは電話に出ましょう。その上で「出先にいるため、○分後にかけ直して宜しいでしょうか」とこちらから再度電話する旨を伝えてください。電話できる時間の目処を伝えておけば、相手にも負担がかかりません。
着信があった際に電話に出ないと、何度も悪いタイミングで電話がかかってくる可能性があります。なかなか連絡が取れないと相手も不安に思うので、着信にはできるだけ応じましょう。
会話例
企業からかかってきた電話を受ける際の、会話例を紹介します。基本の受け方を覚えておき、いつ電話がかかってきても大丈夫なようにしましょう。
自分「はい、△△です」
担当者「○○株式会社の□□です。△△さんのお電話でしょうか」
自分「はい、そうです。お世話になっております」
担当者「お世話になっております。求人への応募書類を拝見し、ぜひ面接にお進みいただきたくお電話いたしました」
自分「ありがとうございます！いま、メモを用意するので少々お待ちいただけますでしょうか」
担当者「はい」
自分「用意できました。お願いします」
担当者「はい。では面接の日程は……」
このように電話に出て相手の要件を確認した後に、メモが必要なら用意します。「お世話になっております」や「ありがとうございます」という挨拶もしっかり伝えましょう。
折り返し電話のかけ方
着信に気づかなかったり、どうしても出れなかったりした場合は、速やかに折り返しの電話をします。ただし、気づいたタイミングが企業の忙しい時間帯や営業時間外であれば、すぐに電話せず適切な時間帯にかけ直しましょう。留守番電話が入っていたら、折り返し電話する前にメッセージを確認してください。
電話を折り返す際には、まず自分が何者かを伝えます。次に「○○様はいらっしゃいますでしょうか」と電話をかけてきた担当者につないでほしい旨を伝えましょう。担当者が電話口に出たら「先ほどはお電話に出れず申し訳ございません」と謝罪をしてください。
着信に出られないと担当者の手間は増えてしまいますが、丁寧な折り返しの電話と謝罪をすれば好印象を残せるでしょう。
会話例
企業へ折り返しの電話をかける際の、会話例を紹介します。
企業「はい、○○株式会社です」
自分「お世話になります。わたくし、御社の○○職採用に募集しております△△と申します。採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか」
企業「少々お待ちください」
担当者「お電話代わりました。□□です」
自分「△△です。先ほどはお電話いただいたのに出られず申し訳ございませんでした。今、お電話大丈夫でしょうか」
担当者「はい。折り返しありがとうございます。お電話した内容は……」
電話をかける際には、名前だけ伝えるのではなく自分が何者か伝えるのがポイントです。また、電話に出られなかった謝罪の後に相手の都合にも配慮する言葉を加えると、印象が良くなります。
その他の注意点
ここまで紹介してきた以外にも、求人の応募電話について注意しておきたいポイントがあります。
大事なポイントを2つ紹介するので、電話する前に確認しておきましょう。
電話は相手が切るまで待つ
自分からかけたか、相手からかかってきたかにかかわらず、電話は相手が切るまで待って切ります。電話での会話が終わったら「失礼いたします」と言うことで、相手に電話を切るよう促せます。
待っていても相手が電話を切らない場合のみ、自分から切りましょう。会話が終わった後にすぐ電話を切るのは、失礼なのでしないよう注意してください。
相手がまだ電話を切っていないのに他人と話す、独り言を言う、テレビなどの音をつけるのもマナー違反です。電話を切るまで丁寧に対応しましょう。
約束の期日を過ぎても電話が来ない場合は問い合わせる
面接の結果やこの先の予定について「いつまでに連絡する」と先方から伝えられていても、約束の期日を過ぎて電話が来ないと不安になりますよね。期日から1〜2日経っても連絡が来ないなら、遠慮なく自分から電話をして構いません。担当者が連絡を忘れている場合は、待っていても時間が経ってしまいます。
問い合わせをする際は、まず自分が何者かを名乗ってから担当者を呼び出してもらいましょう。連絡が滞っていたのは、多忙など何らかの理由があると想像できます。「期日が過ぎてるんですけど」と責めるような態度ではなく、「お忙しいところすみません」と謙虚な態度で問い合わせをしてください。
まとめ
企業の求人へ応募する電話は、慣れていないと緊張するものです。しかし、最低限のマナーを理解し会話の流れが想定できていれば、不安は和らぎます。
この記事では、事前にしておきたい準備と知ってきたいマナー、会話例を紹介してきました。いくつかのポイントと会話の流れを頭に入れておけば、基本的には担当者が主導で話が進むので心配は要りません。必ずメモを用意しておき、電話で聞いた内容は見返せるようにしておきましょう。
電話の受け方や折り返し方など様々なパターンの対応方法もご紹介しましたので、参考にしてくださいね。
