就活時の正しい電話のかけ方｜正しいマナーを押さえて就活の成功率をUP!
電話は、面接の日程を決める際に使ったり、合否の連絡に使われたりなど就活で欠かせないツールです。ただし、日常生活での電話とは異なり、ビジネスマンに対する電話にはさまざまなマナーと暗黙の了解が存在します。これらを身に付けておけば相手に好印象を与えられるため、就活を有利に進められるだけでなく、その後の社会人生活にも大いに役立ちます。
この記事では、就活時における電話マナーの重要性や、実際の電話マナーなどについて解説します。ぜひ参考にしてください。
就活時における電話マナーの重要性
就活時の電話は、一歩間違えるとマイナスの印象を与えてしまい、就活が不利になってしまう可能性があります。企業の人事は、「正しい敬語が使えているか」「マナーを理解して電話ができているか」など細かい部分までチェックしているため、電話応対は合否に直結しているといえます。
また、採用になった場合でも、ちょっとした言い回しの間違いが社会人生活に悪影響を及ぼす可能性も考えられます。就活時から電話マナーを身に付けておけば、採用される確率が高くなるとともに、社会人になった後に困ることもありません。就活だからこそ電話マナーを意識して、正しい知識を身に付けるようにしましょう。
就活時における電話のマナー
就活時に電話のマナーを押さえておけば、就活だけでなく社会に出てからも大いに役立ちます。特にビジネスにおいては、電話応対によって売り上げに直結したり、場合によってはクライアントを失ったりする可能性もあります。ここでは、終活時の電話マナーについて紹介します。
就業時間外・お昼休憩時は避ける
就活時に電話をかける際は、電話をかける時間帯を見極めることが重要です。基本的には、まず企業先の就業時間内にかけることがマナーです。一方で、「就業時間外」や「昼休憩時」の電話は避ける必要があります。これらの時間帯に電話をかけると、担当者が迷惑に感じてしまい、印象が悪くなる可能性があります。
電話をかける時間は午前10時～11時半、もしくは午後2時～5時の間が良いとされていますが、就業時間は企業によって異なるため、電話をかける前に企業の就業時間を事前に調べておきましょう。
メモをいつでも取れる状態で電話をかける
就活時に相手企業へ電話をかける際は、メモをいつでも取れる状態にしておきましょう。聞くだけでは用件を覚えきれず、後にトラブルになる可能性があります。相手の話を聞きながら都度メモを取り、大事なことは復唱して間違いがないかをしっかり確認しましょう。
電話で面接の日程調整など、重要な情報を得ることが多くあります。このような情報はしっかりとメモに残して、後からいつでも確認できるようにしておく必要があります。聞き逃しや食い違いなどの情報の伝達ミスは、就活に悪影響を及ぼす可能性があります。
話す内容・質問事項等をまとめておく
電話をかける前に、話す内容や質問事項、話す順番をまとめた台本を用意しておくとよいでしょう。自分が伝える内容が簡潔かつ丁寧にまとめられていれば、相手の印象がアップします。話したい流れを決めておけば、短い時間で用件を正確に伝えることが可能です。忙しいビジネスマンに対する電話であるため、相手の時間をなるべく無駄にしないように気遣いましょう。また、電話でも緊張しやすいという方は、話す内容をメモで準備しておけば見ながら話すだけなので、緊張せずスムーズに話せます。
話す内容を決めずに電話をかけてしまうと、全体的に何を伝えたいのか分からない内容になってしまったり、相手に時間を長く取らせたりしてしまいます。このような電話は、印象が悪くなるため注意が必要です。忙しい相手のことを考慮した上で電話をかけましょう。
「もしもし」は使わない
ビジネスの電話では「もしもし」は使いません。「もしもし」という言葉は「申す申す」の略語で、ビジネスの場では不適切だと考えられているからです。また、「もしもし」というと相手に幼稚な印象を与えてしまう可能性があります。相手の手間を軽減させ、不快な印象を抱かせないためにも、電話の第一声はとても重要なポイントとなるのです。
「お世話になっております」や「お忙しいところ失礼します」、電話をかけるのが初めての場合は「はじめまして」といった第一声で電話をかけましょう。その後すかさず自分の素性を相手に伝え、スムーズに用件に入るようにしてください。
通信環境が良好かつ静かな状況で電話をかける
携帯電話があれば、いつでもどこでも電話がかけられます。しかし、就活の電話をかける際は、通信環境が良好かつ静かな場所で電話をかけるようにしてください。騒音や電波状況でこちらの声が聞き取りにくいと、相手が聞き返す羽目になってしまい手間がかかってしまいます。また、不明瞭な電話は、相手に不快な印象を抱かせてしまう可能性もあります。
さらに、騒音や電波状況によって大切な用件をしっかり伝えられないと、情報の行き違いや聞き間違いが起こってしまい、後々のトラブルにつながるおそれがあります。もし電波状況が悪い中で相手から電話がかかってきた場合は一旦電話に出て、「何分後に折り返します」と伝えてから電話をかけなおしてください。
早口でしゃべらない
就活の電話は、誰もが緊張するでしょう。緊張すると無意識のうちに早口になり、早く終わらせようとしてしまいます。自分が思っている以上に早口になってしまうため、電話の最中は常に早口になっていないかを意識する必要があります。また、早口になってしまうと相手が何を伝えたいのか理解しにくくなってしまい、後々のトラブルにつながる可能性があります。
そのため、電話をかける際ははきはきとした口調で話し、早口にならないよう常に意識しましょう。背筋を伸ばして笑顔を意識すると、自然と聞き取りやすい声になります。もし緊張して早口になってしまった場合は、緊張していることを伝えた上で素直に謝罪すると、緊張がほぐれるとともに好印象につながる場合があります。
敬語を正しく使う
就活の電話では、敬語を正しく使えるかどうかが重要です。正しい敬語でなければ、相手に軽薄な印象を抱かせてしまいます。後の採用試験に影響を及ぼす可能性もあるため、電話をかける際は敬語を正しく使うようにしましょう。なんとなく敬語を分かっていても、正確に使うとなると難易度が上がります。電話で話す内容を事前に決める際に敬語が正しく使えているかどうかも確認しておくとよいでしょう。
よくある敬語の間違いとして、「へりくだりすぎている」「表現が違う」というパターンが見られます。このような間違いは会話の理解を阻害し、行き違いなどのトラブルにつながるおそれがあります。トラブルを防ぐためにも、敬語の正しい使い方をしっかりと勉強しておきましょう。
就活電話の正しいかけ方
就活時の電話の正しいかけ方として、以下のような順序を覚えておくとよいでしょう。
【就活電話のかけ方】
- 適切な時間に架電
- 名乗る・自己紹介
- 用件を伝える・取り次いでもらう
- 担当者と再挨拶・用件を伝える
- 担当者の返答を聞く・再確認
- お礼を述べてから電話を切る
ここでは、それぞれの詳細について見ていきます。
適切な時間に架電
前述した通り、就業時間外や昼休憩中などの時間帯を避けて、適切な時間帯に電話しましょう。忙しい時間帯や相手が休んでいる時間帯にかけると、悪い印象を抱かれてしまうため注意が必要です。また、企業によって忙しい時間帯は異なります。企業の就業時間を事前に把握しておくと、スムーズに電話がつながり好印象になるでしょう。
名乗る・自己紹介
電話がつながったら、自分から自己紹介をしましょう。相手の時間をなるべく取らせないように、スムーズに名乗る必要があります。また、初めての企業に電話をかける場合、まずは自分が何者であるかはっきりと伝えましょう。就活時は初めて電話をかけるケースが多くなるため、自己紹介のフレーズを予め決めておくと便利です。
【例】 自分：「お忙しいところおそれ入ります。私、○○大学（学校名）の○○（自分の名前）と申します。」 |
用件を伝える・取り次いでもらう
担当者が出なかった場合、用件を伝えて担当者に取り次いでもらいましょう。用件は、短く分かりやすい内容を意識してください。
【例】 自分：「面接の日程の件でお電話させていただきました。お手数ですが、○○課の○○さまをお願いできますでしょうか」 相手：「少々お待ちください。○○に代わります」 |
相手の所属部署が分かっている場合、併せて伝えると企業側もスムーズに取り次げます。できるだけ詳しい情報を伝えてください。
担当者と再挨拶・用件を伝える
担当者につながったら、改めてもう一度名乗った上で用件を伝えてください。
【例】 相手：「はい、お電話代わりました。○○課の○○です」 自分：「○○さま、お忙しいところおそれ入ります。私、○○大学（学校名）の○○（自分の名前）と申します。面接の日程の件でお電話させていただきました。ただいま、〇分ほどお時間よろしいでしょうか？」 |
「どのような用件で電話をしたのか」「どのくらい電話に時間がかかるのか」を事前にしっかりと伝えておきましょう。忙しいビジネスマンが相手であるため、電話応対ができない場合も珍しくありません。所要時間はおおよそで問題ありません。
担当者の返答を聞く・再確認
担当者の返答を聞いたら本題に入り、内容を再確認しましょう。
【例】 相手：「面接は〇月〇日の〇時に、当社ビル〇階までお越しください」 自分：「〇月〇日の〇時、御社ビルの〇階ですね。かしこまりました」 |
重要な用件を聞き間違えると、後々トラブルにつながる場合があります。電話は相手や自分の聞き間違いが起こりやすいため、電話で決まったことは必ず復唱して確認してください。
お礼を述べてから電話を切る
電話を切る前に、必ずお礼を述べてから電話を切りましょう。電話の切り方次第でそれまで良い印象だったのが悪くなる可能性があります。最後まで気を抜かないようにしましょう。
【例】 相手：「それでは、その内容でお願いいたします」 自分：「はい、こちらこそよろしくお願いいたします。本日はお忙しい中、ありがとうございました。では、失礼いたします」 |
面接選考を辞退したい場合の電話のかけ方
面接を辞退したい場合は、すぐにその旨を電話にて伝えましょう。面接まで日数があるならメールでも構いませんが、当日や前日の場合は電話をかけるのが一般的なマナーです。無断キャンセルはマナー違反であるため、必ず相手に辞退の旨を伝えましょう。
【例】 自分：「お世話になっております。私、○○大学（学校名）の○○（自分の名前）と申します。〇月〇日の面接の件でお電話させていただきました。ただいま、〇分ほどお時間よろしいでしょうか？」 相手：「はい、大丈夫です」 自分：「おそれ入ります。先日は一次選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。〇月〇日より採用面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退したくお電話いたしました」 |
自身の都合で辞退するため、お詫びの気持ちを述べた上でキャンセル理由をしっかり説明しましょう。担当者に理由を尋ねられたら、嘘はつかず正直に答えましょう。誠実に受け答えすることが大切です。
面接に遅刻してしまいそうな場合の電話のかけ方
やむを得ない理由で面接に遅刻してしまう可能性もあります。この場合、焦らず冷静に対処することが大切です。遅刻することが分かった時点で素早く連絡をしましょう。
【例】 自分：「お忙しいところおそれ入ります。本日〇時から採用面接をお願いしております、○○（自分の名前）と申します。貴重なお時間をいただいていたにも関わらず、誠に申し訳ございません。○○（遅刻の理由）のため、到着時間が〇時〇分頃となってしまいます。ご迷惑をおかけしますが、このまま本日面接を受けさせていただくことは可能でしょうか？」 |
辞退の電話と同じように、お詫びの気持ちを込めて話しましょう。また、遅刻理由を明確に説明し、到着見込み時間をしっかり伝えてください。
まとめ
就活時期になると、電話をかける機会が普段より多くなります。ビジネスの電話はさまざまなマナーや暗黙の了解があります。相手にできる限り時間と手間を取らせないように気を付けて、相手に好印象を与える電話を心がけるようにしましょう。
正しい電話のかけ方は就活だけでなく、実際に社会に出てからも必要なものです。就活の間に覚えておけば、後々大いに役立つでしょう。就活を通じて正しい知識を学び、しっかりと身に付けましょう。
